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一、引言
所謂企業(yè)的行政管理通常指的是企業(yè)行政系統(tǒng)為了企業(yè)的持續(xù)發(fā)展而制定的相關(guān)制度和原則以及發(fā)展方向,其主要功能包括了管理、服務(wù)和協(xié)調(diào)三個層面。從管理角度來看,要處理好企業(yè)相關(guān)的日常事務(wù),確保企業(yè)能夠正常的運(yùn)作,同時要做好企業(yè)文化管理,宣傳企業(yè)精神,教育培訓(xùn)員工,促進(jìn)他們和企業(yè)未來的發(fā)展目標(biāo)保持一致。從服務(wù)角度來看,行政管理部門要做好企業(yè)的后勤保障工作。從協(xié)調(diào)角度上來看,則需要從垂直和水平兩個角度來進(jìn)行協(xié)調(diào),垂直角度要注重上下級的協(xié)調(diào),而水平方向則注重部門之間的協(xié)調(diào)。從這些功能來看,充分顯示了現(xiàn)代企業(yè)行政管理的重要性。然而我國很多企業(yè)的行政管理依然沿用傳統(tǒng)黨政機(jī)關(guān)的行政管理思路,產(chǎn)生了各種各樣的問題,對此本文通過分析當(dāng)前我國企業(yè)行政管理所存在著的問題,并由此出發(fā)提出相應(yīng)的改革策略,從而為我國的現(xiàn)代企業(yè)行政管理發(fā)展提供一定的參考。
二、當(dāng)前現(xiàn)代企業(yè)行政管理所展現(xiàn)出來的問題分析
1、存在著明顯沿用傳統(tǒng)黨政機(jī)關(guān)行政管理模式
由于我國自建國以來,實(shí)施計(jì)劃經(jīng)濟(jì)長達(dá)近半個世紀(jì),所以計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時代的影響至今并沒有完全消除,特別是在企業(yè)的行政管理方面,很多企業(yè)都沿用傳統(tǒng)的黨政機(jī)關(guān)的行政管理模式,而不是從企業(yè)的實(shí)際需求以及企業(yè)單位行政管理的特點(diǎn)進(jìn)行設(shè)置。行政管理的很多工作都消耗在高形式主義、表面文章。這種方式的行政管理不僅浪費(fèi)員工的精力,同時也是浪費(fèi)大量的時間,而在現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展思想上,時間的重要性顯然極為突出,如果不能夠充分利用時間,就很難提升企業(yè)的核心競爭力。而且這種教條主義的行政管理模式也難以滿足現(xiàn)代企業(yè)行政管理在協(xié)調(diào)、服務(wù)以及管理三個方面的功能設(shè)定。
2、現(xiàn)代企業(yè)行政管理主觀性明顯
要想提升行政管理水平,就必須要提升管理的客觀性,通過制定相關(guān)的原則和制度來對企業(yè)的所有員工進(jìn)行約束。但是現(xiàn)在很多企業(yè)的行政管理卻存在著明顯的主觀性。在企業(yè)內(nèi)部并沒有完善的行政管理規(guī)章制度,相關(guān)的部門以及員工的職責(zé)和分工沒有明確。對于公司的日常事務(wù)也沒有相關(guān)的工作程序,往往通過領(lǐng)導(dǎo)或者各個部門領(lǐng)導(dǎo)主觀性的意愿來執(zhí)行,而且這些意愿往往會因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)以及部門領(lǐng)導(dǎo)所處環(huán)境的不同,而導(dǎo)致不同的處理辦法,導(dǎo)致下屬對于同一件事情往往無所適從,而且過多的依賴領(lǐng)導(dǎo)的主觀性意愿,也會導(dǎo)致企業(yè)的大事小情都會向上級領(lǐng)導(dǎo)請示,行政管理的基層人員的工作效率難以提升,而與之對應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)則是忙碌異常。進(jìn)而產(chǎn)生行政管理是一個可有可無的工作,他們工作的內(nèi)容太少,但是工資卻一分不能少。而對應(yīng)的行政管理人員的工作積極性也會大打折扣,進(jìn)而導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)和員工之間的隔閡,不能夠產(chǎn)生上下同心的發(fā)展格局。另外這種主觀性的行政管理模式也會很容易導(dǎo)致相關(guān)人員形成相互推諉的習(xí)氣,給企業(yè)帶來巨大的人力、物力以及財(cái)力等方面的浪費(fèi)。
3、現(xiàn)代企業(yè)行政管理人員的工作時常脫離實(shí)際
現(xiàn)代企業(yè)行政管理工作還存在著一種普遍的問題,企業(yè)的行政管理工作人員并不能夠充分的了解企業(yè)所從事的具體業(yè)務(wù),而且相關(guān)的產(chǎn)品功能、技術(shù)環(huán)節(jié)、供應(yīng)鏈等方面都不能夠很好的了解,那么在實(shí)際的管理過程中,就難以緊密結(jié)合企業(yè)的相關(guān)業(yè)務(wù)生產(chǎn)實(shí)際來進(jìn)行,導(dǎo)致有些規(guī)定根本不能夠推行,或者是不宜推行,進(jìn)而會引起其他相關(guān)部門的抵制和排斥。久之就會讓企業(yè)的很多其他部門覺得行政管理人員不能夠成為自身發(fā)展的有力支持者,還是一個掣肘者,于是漸漸的和行政管理部門產(chǎn)生疏遠(yuǎn),除非必要的事情讓行政管理部門解決,否則是不會和行政管理部門進(jìn)行溝通。這種環(huán)境下又會進(jìn)一步造成行政管理部門難以深入了解其他部門,從而造成行政管理部門在管理上的脫離實(shí)際,難以促進(jìn)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。
4、現(xiàn)代企業(yè)行政管理缺乏相關(guān)的體系
當(dāng)前我國企業(yè)行政管理的主要工作內(nèi)容更多集中在一些具體的工作事務(wù)上,比如辦公室的管理、文書檔案的管理、總務(wù)后勤方面的管理等。而這種管理思路明顯帶有計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時代下的管理風(fēng)格。這種方式的管理更多借鑒了政府機(jī)關(guān)的行政管理模式。并將政府機(jī)關(guān)的行政管理內(nèi)容延伸到企業(yè)的行政管理方面。這就導(dǎo)致了企業(yè)的行政管理更多集中在事務(wù)性的活動方面。這種單一性的管理模式顯然不具有體系性,進(jìn)而嚴(yán)重影響到企業(yè)的行政管理水平的提升。企業(yè)的行政管理不僅要處理具體的事務(wù),同時還需要管理和協(xié)調(diào),只有充分做好這三個方面的事情,而且將這些日常事務(wù)通過行政管理制度進(jìn)行明確,形成體系才能夠提升行政管理水平,但是這一點(diǎn)很多企業(yè)都沒有做到。
三、我國現(xiàn)代企業(yè)行政管理的改革思路分析
由于傳統(tǒng)的行政管理模式難以適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展,行政管理在企業(yè)的管理方面具有重要的作用,能夠有助于企業(yè)凝聚力的形成,提升企業(yè)的核心競爭力。因此要對落后的行政管理模式加以革新。
1、選擇與企業(yè)相適應(yīng)的行政管理模式
由于企業(yè)的行政管理模式和計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時代下的黨政機(jī)關(guān)的行政管理模式存在著明顯的差異,若一味的照搬照抄,顯然不能夠適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展和管理。所以需要緊密結(jié)合企業(yè)的行政管理特點(diǎn)來選擇與之適應(yīng)的行政管理模式。對于企業(yè)行政管理而言,其核心工作職責(zé)就是促進(jìn)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展,這就需要企業(yè)行政管理部門要當(dāng)好幕后英雄。做好為企業(yè)其他部門服務(wù)工作,并且和其他部門充分配合和協(xié)調(diào),而不是變成一個企業(yè)內(nèi)部的“門難進(jìn)、事難辦”的官府衙門。企業(yè)的行政管理還需要具備企業(yè)管理職能,企業(yè)的行政管理不僅僅是企業(yè)的總務(wù),同時還應(yīng)該從事企業(yè)的法務(wù)管理,比如制定相關(guān)的企業(yè)管理制度和原則,而不是將企管部和行政部進(jìn)行分離,而是要將這兩個部門進(jìn)行合二為一,這樣才能夠充分發(fā)揮行政管理部門的職責(zé),而不會形成兩個管理部門都來管理,最后都管理不好的問題。另外對于企業(yè)而言,僅僅要求企業(yè)行政管理部門做好服務(wù)工作,克服衙門習(xí)氣通常效果較弱。因?yàn)樾姓芾砣藛T在服務(wù)于其他部門時,通常沒有一個切入口,做好在管理和服務(wù)方面都會覺得難以入手。如果介入的生硬,就會造成對其他部門的干擾,進(jìn)而引起其他部門的反感。當(dāng)明確行政管理職能之后,行政管理人員加強(qiáng)和其他部門的溝通,以及深入他們的工作就變得有據(jù)可循,而在相互溝通過程中制定的相關(guān)制度就能夠符合相關(guān)部門的具體實(shí)際,于是就能夠在實(shí)際過程中被執(zhí)行。因此對于企業(yè)行政管理而言,其選擇的管理模式更加注重互動和溝通和協(xié)調(diào)和服務(wù)。這樣才能夠讓企業(yè)的行政管理部門和其他部門形成管理合力,促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。
2、規(guī)范企業(yè)行政管理模式
針對現(xiàn)代企業(yè)有的行政管理部門存在著主觀性問題,只有通過加強(qiáng)行政管理的規(guī)范工作才能夠遏制這些主觀行為,讓行政管理工作能夠納入到統(tǒng)一的框架下進(jìn)行,這樣就能夠讓行政管理少一些主觀管理,多一些客觀管理。從而促進(jìn)企業(yè)行政管理的規(guī)范性。對于企業(yè)而言,行政管理是其管理內(nèi)容的重要構(gòu)成,對于企業(yè)的發(fā)展有著重要的作用,如果缺乏規(guī)范性的管理,那么相關(guān)的制度就難以得到有效執(zhí)行,企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)也難以在很短的時間里就能夠發(fā)現(xiàn)企業(yè)在管理中所存在著的問題,甚至?xí)斐善髽I(yè)決策的失誤,給企業(yè)帶來巨大的風(fēng)險(xiǎn)。所以為了解決這個問題,企業(yè)行政管理的核心工作就需要在實(shí)際的管理過程中,制定統(tǒng)一的行政管理規(guī)章制度以及結(jié)構(gòu)體制,讓不同的部門以及工作崗位,甚至到每一位員工都能在行政工作人員的協(xié)調(diào)下進(jìn)行良好的運(yùn)作,而且這些運(yùn)作和協(xié)調(diào)工作都是基于良好的制度,而不是通過管理人員的主管意志來進(jìn)行管理。當(dāng)然要做到這一點(diǎn)一個非常關(guān)鍵的基礎(chǔ)就是讓每一位員工都要有明確的職責(zé)和權(quán)力,這樣就消除相互推諉,工作效率低下的問題。
3、緊密聯(lián)系企業(yè)管理實(shí)際開展工作
企業(yè)行政管理的核心就是要支持企業(yè)競爭力的提升,提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利潤,而不是為了管理而采用的所謂管理,要堅(jiān)決抵制傳統(tǒng)的形式主義式的管理。在行政管理上要遵循勤儉節(jié)約的原則,反對奢侈浪費(fèi)。關(guān)鍵是要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際需求來適當(dāng)?shù)母淖兿嚓P(guān)的管理方式,以企業(yè)利益至上的原則來指導(dǎo)行政管理工作。不能夠一味的因循守舊,受到條條框框的束縛,當(dāng)然此時也要反對主觀主義,如果發(fā)現(xiàn)舊條款影響到企業(yè)管理,那么需要通過相關(guān)的協(xié)調(diào)和討論,對這個條款進(jìn)行修改,而不是隨意的破壞條款來進(jìn)行管理。另外行政管理工作必須要緊密結(jié)合企業(yè)文化,同時還需要加大對行政管理人員的培訓(xùn),提升他們的責(zé)任意識和忠誠度,以及他們的職業(yè)素養(yǎng)。行政管理人員作為企業(yè)管理制度的監(jiān)督者和管理者,必須要做到以身作則,這樣才能夠提升行政管理制度的執(zhí)行力。最后行政管理工作人員需要市場和相關(guān)部門進(jìn)行溝通,制定符合不同業(yè)務(wù)部門實(shí)際情況的管理制度,包括一些績效考評制度等,通過這種緊密聯(lián)系實(shí)際的管理方式,才能夠有效促進(jìn)行政管理作用的提升。
4、構(gòu)建現(xiàn)代企業(yè)行政管理新體系
現(xiàn)代企業(yè)行政管理體系必須要符合企業(yè)管理的實(shí)際情況,通過緊密聯(lián)系實(shí)際來設(shè)計(jì)企業(yè)的行政管理架構(gòu)。而行政管理架構(gòu)的設(shè)計(jì)具有一定的動態(tài)性,對于企業(yè)而言不是一成不變的。行政體系架構(gòu)的設(shè)計(jì)所涉及到的內(nèi)容包括組織概念、治理機(jī)構(gòu)以及設(shè)計(jì)原理和內(nèi)容以及行政流程結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、職能分解以及和人力資源及崗位設(shè)置等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行結(jié)構(gòu)。隨著現(xiàn)代管理思想以及科學(xué)技術(shù)的緊密結(jié)合,行政管理新體系還應(yīng)該包括技術(shù)體系,其中內(nèi)容有:第一,企業(yè)行政管理中的領(lǐng)導(dǎo)和管理。這些內(nèi)容更多是結(jié)合企業(yè)現(xiàn)狀來總結(jié)和制定管理內(nèi)容,并且明確行政管理人員進(jìn)行管理的相關(guān)內(nèi)容。第二,涉及到的企業(yè)行政管理的相關(guān)溝通及協(xié)調(diào)內(nèi)容。第三,涉及到有關(guān)行政管理的監(jiān)督和控制等內(nèi)容。第四,還需要涉及到事務(wù)管理內(nèi)容。這是行政管理體系的關(guān)鍵內(nèi)容之一,其中事務(wù)體系涉及到的內(nèi)容包含了各種事務(wù)性的工作,如后勤管理、辦公室管理以及會議管理、行政信息系統(tǒng)管理等。
四、結(jié)語
現(xiàn)代企業(yè)行政管理工作必須要緊密結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況來制定相關(guān)的管理制度和內(nèi)容,同時要選擇與企業(yè)相適應(yīng)的行政管理模式。在管理上要做到有章可循、有據(jù)可依,同時還需要緊密和企業(yè)文化建設(shè),員工的思想培訓(xùn)緊密結(jié)合起來,只有這樣才能夠充分發(fā)揮現(xiàn)代企業(yè)行政管理的功能,為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展做出重要的貢獻(xiàn)。
作者:姜辰樅